Binnen het Groene Hart Ziekenhuis (GHZ) spelen voedingsassistenten een onmisbare rol in de dagelijkse zorg voor patiënten. Om meer grip te krijgen op de HACCP-processen én het werk voor hun medewerkers eenvoudiger te maken, koos het vooruitstrevende ziekenhuis voor Apprendo Zorg.
We spraken met Claudia Holterman-Boerstoel, coördinator voedingsassistenten, die het volledige implementatietraject begeleidde.
Van papier naar digitale grip
‘Tot voor kort werkten we nog met papieren HACCP-lijsten,’ vertelt Claudia. ‘Die zijn echter foutgevoelig, en het is daarmee lastig om inzichtelijk te maken wie wat wanneer heeft gedaan.’
De eerste kennismaking met Apprendo ontstond tijdens een netwerkdag. ‘Ik hoorde daar dat zij een app hadden ontwikkeld, die voor de horecabranche al heel goed werkte. Vooral de korte, efficiënte instructies en video’s spraken me direct aan.’
Voedingsassistenten centraal
De voedingsassistenten verzorgen dagelijks alle maaltijden en dranken van 13 afdelingen binnen het GHZ. Daarnaast bestellen zij boodschappen, houden ze afdelingskeukens schoon en zorgen ze ervoor dat alle apparatuur – van koelkasten en vriezers tot magnetrons, ijsblokjesmachines en broodbuffetwagens – voldoet aan de HACCP-richtlijnen.
Claudia vervolgt: ‘Het is een breed takenpakket, met veel verantwoordelijkheid.
Apprendo maakt processen overzichtelijk, eenvoudig en praktisch – zodat de voedingsassistenten zich volledig kunnen richten op hun werk, en er meer tijd overblijft voor de zorg voor onze patiënten.’
De kracht van samen
Een belangrijke succesfactor in het traject was de manier van implementeren. Claudia: ‘We hebben er heel bewust voor gekozen om dit niet top-down, maar met de werkvloer te doen.
Samen met Apprendo hebben we per afdeling gekeken: hoe werken jullie, waar zitten de piekmomenten en wat hebben jullie nodig?’
Key-users per afdeling werden vanaf het begin betrokken. Ze dachten mee over de inrichting en worden straks het eerste aanspreekpunt voor collega’s die er ook mee gaan werken. Claudia: ‘Collega’s leren het liefst van directe collega’s. Door die aanpak voelen medewerkers zich gezien en gehoord, en ontstaat er veel meer draagvlak.’
Hoe zag het voortraject bij de implementatie van Apprendo bij het GHZ eruit?
- Intensieve samenwerking
Er was veel afstemming en ruimte voor maatwerk. - Inzet van key-users
Kennis wordt straks direct op de werkvloer gedeeld. - Afdelingsspecifieke inrichting
Iedere functie en afdeling heeft zijn eigen processen, die zorgvuldig zijn vertaald naar Apprendo.
‘De wat langere aanlooptijd was prettig,’ zegt Claudia. ‘We hebben daardoor alles heel zorgvuldig kunnen inrichten, meteen met de input van de mensen die er dagelijks mee gaan werken.’
Bewuste keuze: de integratie met Culicart
Een duidelijke wens vanuit het ziekenhuis was de integratie met Culicart: een gebruiksvriendelijk softwareplatform voor zorgorganisaties waarin alles rondom voeding en maaltijdvoorziening samenkomt.
Ook Culicart is – net als Apprendo Zorg – specifiek ingericht voor, en sluit naadloos aan bij de zorgpraktijk.
Met Apprendo als functionele uitbreiding op Culicart, worden HACCP-taken en kwaliteitsprotocollen direct gekoppeld aan het dagelijkse werk. Medewerkers werken nog steeds vanuit één omgeving en het ziekenhuis heeft daarmee tegelijkertijd haar processen beter en eenvoudiger op orde.
Claudia: ‘Onze medewerkers zijn doeners. We wilden voorkomen dat zij in meerdere systemen moeten werken, dus alles vanuit één applicatie is voor ons echt een voorwaarde geweest.‘
Lees verder onder de afbeelding ↓
‘Dankzij Apprendo worden HACCP-taken straks direct zichtbaar vanuit Culicart en zijn protocollen uit Zenya (kwaliteits- en risicomanagementsoftware voor zorgorganisaties red.) eenvoudig te raadplegen.
Dat betekent: in één oogopslag zien wat er die dag moet gebeuren, hoe je betreffende taak moet uitvoeren, eenvoudig aftekenen en klaar. En voor het management is er een dashboard waarmee we alles eenvoudig kunnen monitoren en (bij)sturen. Ideaal.’
Eerste inzichten
Hoewel het ziekenhuis in Gouda nog niet live is, zijn er al duidelijke inzichten opgedaan:
- Betrek medewerkers zo vroeg mogelijk
- Neem de tijd voor inrichting en afstemming
- Sluit aan bij bestaande systemen en werkprocessen
‘Juist die gedegen voorbereiding vergroot straks de kans op een soepele livegang en een goede adoptie,’ aldus Claudia.
Ready for take-off
De livegang van Apprendo Zorg volgt zodra de laatste upgrade van Culicart is afgerond. En de vooruitzichten zijn positief: ‘Ik verwacht dat voedingsassistenten straks nóg efficiënter en prettiger werken. Digitaal is bovendien minder foutgevoelig dan papier en bij inspecties zijn we voortaan aantoonbaar in control.’
Waar Claudia het meest naar uitkijkt?
‘Dat medewerkers merken dat deze investering hen helpt in hun werk – en ook nog eens zorgt voor meer werkplezier.’
‘Met Apprendo blijft er meer tijd over voor goede zorg voor onze patiënten.’
Claudia Holterman-Boerstoel.
Coördinator voedingsassistenten GHZ
Over GHZ
Als modern en algemeen ziekenhuis voor bewoners van Midden-Holland staat Het Groene Hart Ziekenhuis voor toegankelijke, betrouwbare en patiëntgerichte zorg – dichtbij huis.
Dankbaar voor de mooie samenwerking, kijken we er enorm naar uit om deze gezamenlijke ambitie verder vorm te geven.
→ Benieuwd hoe Apprendo jouw zorgorganisatie kan ondersteunen
mét aandacht voor een optimale integratie en maximaal draagvlak op de werkvloer?
Laat het ons weten, we denken graag met je mee.
✓ Borgt al je kennis, protocollen & werkprocessen
✓ Monitort elke actie
✓ En maak van elke medewerker – vanaf dag één – een zelfstandige zorgprofessional
